Derfor fejler den interne kommunikation

/files/assets/news/cphbusiness_portraet_14_print.jpg
3. november 2023
Af Uffe Jørgensen Odde

Hvis der er for langt mellem den formelle og den uformelle kommunikation, udfordrer det selve sammenhængskraften i en organisation - og den strategiske, interne kommunikation risikerer at fejle.

Budskaber, der ikke når frem. Budskaber, der tolkes forskelligt. Budskaber, der drukner i bunken af information. Budskaber, der aldrig fører til dialog.

Intern kommunikation kan være udfordrende. Og ifølge en undersøgelse fra Aalund fra 2021 svarer 60 % af de 52 adspurgte HR-direktører og chefer i større private og offentlige virksomheder samt kommuner, at den interne kommunikation ofte eller meget ofte rammer forbi skiven.

Svarene bidrager til billedet af, at intern kommunikation traditionelt er blevet underprioriteret i virksomheder - eller ikke traditionelt blevet anset som et strategisk ledelsesværktøj.

Det er imidlertid under forandring i disse år, hvor topledere har fået øjnene op for vigtigheden af kommunikationsdisciplinen, der af k-folk bliver betegnet som afgørende for sammenhængskraften i en organisation.

I takt med den teknologiske udvikling er mulighederne for at udfolde kommunikation internt blevet mange. Men løsningerne sker sjældent blot ved anvendelsen af ny teknologi, nye kanaler, apps eller ved at lancere en ny podcast.

I stedet bør man som kommunikatør og ledelse i første omgang interessere sig for, hvor langt den formelle kommunikation - det vil sige den kommunikation, der er styret oppefra - og den uformelle kommunikation - den kommunikation, der foregår mellem medarbejdere - er fra hinanden, forklarer Bjarne Rostbøll Christiansen, der er lektor ved CPH Business og som underviser i strategisk kommunikation og strategisk ledelse.

Dette kan nemlig være en væsentlig del af forklaringen på, hvorfor budskaber drukner i stedet for at få liv.

“Der vil altid være en afstand mellem de to felter, hvor medarbejderne ligger i det ene, og ledelsen ligger i det andet. Men hvis afstanden er for stor, taber ledelsen troværdighed,” siger Bjarne Rostbøll Christiansen.

Han tilføjer:

“Man kan godt kommunikere en hel masse ud gennem de formelle kanaler, men man kan ikke styre, hvad medarbejderne snakker om. Til gengæld kan man gøre noget for at bringe de to spor tættere på hinanden,” siger Bjarne Rostbøll Christiansen.

God dialog eller brok

“Groft sagt findes der to typer organisationer: Den sunde, hvor man har en god, konstruktiv dialog, og den anden, hvor der er en brokkultur. I det sidste tilfælde kan man lave alle mulige internetløsninger, videoer og man kan investere i kunstig intelligens og enheder, der spiller sammen, digitalisering og alt muligt,” siger Bjarne Rostbøll Christiansen, der slår fast:

“Men det vil man dog kun profitere af, hvis man har en sund kultur, hvor afstanden mellem den formelle og den uformelle kommunikation ikke er for stor. I stedet bør man arbejde på at skabe forudsætninger for, at der er en sund, uformel kommunikation.”

Ifølge den seneste faglighedsundersøgelse fra Kommunikation og Sprog ligger intern kommunikation fortsat i top på listen over kommunikatørers kerne-arbejdsopgaver. Samtidig står det klart, at de strategiske discipliner som rådgivning og sparring fortsat fylder mere.

Samlet set vidner det om, at der i disse år sker ændringer i den interne kommunikation i virksomheder og organisationer, der stikker dybere end kanalvalg og nye teknologiske muligheder, men i stedet handler om indhold, dialog og feedback.

Samtidig ses, i hvert fald i større, strømlinede virksomheder, en ændring i ledelsestilgangen, som går i retning af såkaldt emergerende ledelse, hvor man som ledelse anerkender, at der er faktorer som er ukendte. En forudsætning for dette ledelsesparadigme er en mere dialogbaseret tilgang til den interne kommunikation.

Og måske er det et tegn på, at flere i dag er opmærksomme på at bringe den formelle og uformelle kommunikation tættere på hinanden, vurderer CPH Business-lektoren.

“Det handler om autenticitet og om at komme væk fra glansbillede-kommunikationen, som bliver gennemskuet af medarbejderne,” siger Bjarne Rostbøll Christiansen.

Det er indbygget i kommunikatørernes faglighed, men kunsten er at forklare og overbevise ikke-kommunikationsfaglige om det. Samtidig er det afgørende for kvaliteten af virksomhedens interne kommunikation, at lederne lytter til de råd, de får fra kommunikatørerne, forklarer han.

“Man må godt kommunikere top down, men det er ret afgørende, hvordan man gør det, og om det er troværdigt eller ej,” siger Bjarne Rostbøll Christiansen.

Noget andet, som også ses i den seneste faglighedsundersøgelse, at bevægelsen fra at være producent til (også) at være rådgiver og facilitator ser ud til at fortsætte, hvilket er endnu et tegn på, at efterspørgslen efter kommunikationsfaglighed er stigende. Alligevel oplever mange, at det kan være svært at trænge igennem:

“Rigtig mange ledere er blevet dygtigere til at kommunikere end den klassiske leder, der var bedst til envejskommunikation. Men det er stadig svært for ledere, fordi mange oplever et tab af kontrol,” siger Bjarne Rostbøll Christiansen.

Han understreger, at billedet er forskelligt fra virksomhed til virksomhed, men mener, at forandringer kan tages skridt for skridt, uanset om man er en stor eller mindre virksomhed. Og om man er alene eller har kolleger i k-afdelingen.

“Der er jo ikke nogen, der siger, at man nødvendigvis skal skrive en artikel på intranettet. Det kan være, at der ofte vil være større behov for, at man faciliterer en intern dialog. Det kan man fortælle sin leder, og så klæde vedkommende bedst muligt på til mødet.” siger Bjarne Rostbøll Christiansen.

 Fra tanke til handling

Videre forklarer han, at når topledelsen erkender, at intern kommunikation er en ledelsesdisciplin, så er det “ekstremt vigtigt, at man har medarbejderne med i ligningen.”

“I transmissionsparadigmet eller envejskommunikationen ser man medarbejderne som passive modtagere. Men det er de jo ikke. Om man giver dem stemme eller ej, så vil der altid være en form for feedback,” siger Bjarne Rostbøll Christiansen og fortsætter:

“I hvert fald i en dansk kontekst, hvor medarbejderne er rimelig engagerede og går meget op i deres arbejde.”

Pointen er, at det gamle transmissionsparadigme risikerer at skabe en for stor kløft mellem den formelle og den uformelle kommunikation.

Bjarne Rostbøll Christiansen giver et eksempel, som han er stødt på i forbindelse med sit arbejde:

Ledelsen i en rekrutteringsvirksomhed havde brugt et halvt år på at udvikle en ny strategi. Da den lå klar, indkaldte de medarbejderne til en halv times stormøde, hvor topchefen orienterede om strategien. Derefter gik medarbejderne tilbage på deres pind – og gjorde, som de hele tiden havde gjort. Med andre ord: Den nye strategi blev aldrig efterlevet. Den forblev nogle tanker inde i hovederne på ledelsen – og en flot powerpoint.

Her er kommunikatørens opgave at gribe ind og hejse et rødt flag.

“Vi skal sørge for at der er en dialog rundt om i organisationen. Hvis organisationen ikke er med, fører det til frustrationer - og afstanden mellem den formelle og den uformelle kommunikation bliver for stor,” siger Bjarne Rostbøll Christiansen.

 Hvor ser du den interne kommunikation er på vej hen?

“Heldigvis er den gamle tilgang - den man kaldte Pravda (sandheden, red.) efter den sovjetiske partiavis, som de færreste stolede på - blevet voldsomt udfordret. Og der er en generation af ledere, som er meget mere åbne for intern kommunikation. Men der er også en del, der har svært ved, at de ikke kan styre processerne så meget, som de gerne vil. Det bliver de nødt til, men det er kommunikatørernes opgave at rådgive, sparre og hjælpe dem. Først når fundamentet er på plads, kan organisationen for alvor profitere af ny teknologi på kommunikationsområdet,” siger Bjarne Rostbøll Christiansen.

Foto af Bjarne Rostbøll Christiansen (PR)

KS

DMs forperson er gået på orlov

På baggrund af en arbejdspladsvurdering (APV) i DM, der viser udfordringer i samarbejdet mellem det politiske niveau og sekretariatet, herunder ikke mindst i forhold til DM’s forperson, Camilla Gregersen, har Camilla Gregersen valgt at gå på selvbetalt orlov, mens en arbejdsgruppe går i gang med at finde en løsning.

Leder i Kommagasinet

Restitution er rasende rart – og absolut nødvendig

Det er juni, vejret er dejligt, sommerferien står for døren. Eller det bør den i hvert fald.

Løn og ansættelse

Må chefen flytte din ferie?

Ferien nærmere sig og dermed også en række spørgsmål om forskellige regler i forbindelse med afholdelse af ferie. Her får du svar på de mest almindelige.

Edit page