14. maj 2019

Dialog som værktøj

/files/assets/news/tim-gouw-68319-dialog.jpg

Sådan løser du mange af de mest almindelige problemer på dit arbejde.

Foto: Tim Gouw

Det kan for mange være svært at finde ud af, hvordan man løser problemer på arbejdspladsen. For hvis man på de fleste måder er glad for sit job, men bare er utilfreds med bestemte dele af jobbet, kan det virke tiltrækkende at skubbe problemerne fra sig i stedet for at risikere konflikter eller yderligere problemer. Men mange situationer behøver slet ikke at udvikle sig til problemer, hvis du tidligt nok tager dialogen og følger nogle grundlæggende regler for et godt samarbejde:

Tag udgangspunkt i, at dine kollegaer og chef ikke nødvendigvis ved præcist, hvad du laver:

  • Vær undersøgende og spørg

  • Kommuniker om opgaven og situationen

  • Opsummer, hvad du synes, I er nået frem til

Kommunikation og Sprogs karriereafdeling giver dig her nogle tips til, hvordan at du kan tage dialogen med dine kollegaer og ledelse og forhåbentligt komme et skridt nærmere på et godt samarbejde.

Problem 1: For mange eller forkerte arbejdsopgaver

Hvis mange af ens arbejdsopgaver bliver ’ad hoc’, eller hvis man har flere opgaver, end man har tid, kan det udvikle sig utilfredsstillende. Hvis du i en længere periode ikke får lov til at løse de opgaver, du rent faktisk synes er vigtige og spændende, påvirker det både arbejdsglæden og den generelle tilfredshed udenfor arbejdet.

At tage en dialog om sine arbejdsopgaver handler typisk om at være realistisk og om at være villig til at forhandle. Forbered en plan for, hvilke opgaver du gerne vil løse flere af, hvilke du gerne vil lave mindre af, og giv gerne en tidshorisont – så hvis det ikke lige kan lykkedes i dag, kan det være det er realistisk på sigt. Det kan også være en god idé at uddybe dit tidsforbrug på dine forskellige opgaver, så din prioritering kan virke mere håndgribelig. Og som altid kan det være en fordel at snakke om noget konkret: Hvis du har en god idé til en opgave eller projekt, hvor du vil kunne bruge netop din faglighed, giver det et konkret udgangspunkt at snakke ud fra.

Problem 2: Manglende anerkendelse af din faglighed

Manglende faglig anerkendelse kan manifestere sig på mange måder. Måske føler du ikke, at din chef respekterer dig, måske får du ikke de opgaver, du helst ville have, eller måske synes du ikke, at din løn eller ansættelsesvilkår er, som de skal være. Hvis det har at gøre med dine kollegaer, ved de måske bare ikke nok om det, du laver, eller måske ved du ikke nok om, hvad de laver, og hvordan du kan bruge dine kompetencer i den forbindelse.

I de situationer vil en dialog med din leder typisk tage udgangspunkt i at fremhæve dine succeser og den værdi, du skaber for din arbejdsplads. Det er en god idé løbende at lave lister over dine resultater og det, du bidrager med. Du kan tage dialogen løbende, hvis det er muligt, eller indkalde din chef til et møde om dine opgaver. Du kan også tage listen med til din MUS og sørge for både at skabe opmærksomhed om dine succeser og om dine fremtidige projekter. Hvis problemet er med dine kollegaer, så opsøg muligheder for bredere samarbejder, hvor du har mulighed for at vise dine kompetencer og resultater. Og sørg generelt bare for at blive god til både at fremhæve dine resultater, men også at lytte til andres. Det er først og fremmest dig selv, der kan skabe synlighed om dit arbejde og din faglighed.

Problem 3: Kommunikationen mellem kollegaerne er svær

Selv hvis der ikke er nogen dårlige intentioner, kommer vi indimellem til at stå i situationer, hvor der er uenighed og frustration. Det er den slags situationer, hvor dialogen er afgørende for at få skabt gensidig respekt og fælles forståelse for, hvad der problemet, og hvordan det kan løses. 

Det vigtigste er, at dialogen er løsningsorienteret, så problemet ikke bliver til en konflikt. Start med kritisk at overveje situationen, eventuelt tag en snak med en ven eller kollega, for at få et mere neutralt syn på problemet. Tag så en ærlig snak med din kollega eller kollegaer. Fokus skal være på, hvilke problemer du oplever i opgaveløsningen og resultatet. Præsenter dine idéer til, hvordan du tænker, det ville kunne fungere bedre, og inviter til en snak om det, hvor deres holdninger også bliver hørt. Hvis det er samarbejdet, der halter, så giv et bud på, hvordan det kan blive bedre, og husk at følge op.  Vær opmærksom på, at det er konfliktoptrappende at gå henover hovedet og direkte til ledelsen. Er du i den situation, så kontakt KS’ arbejdsmiljøeksperter for en dialog og gode råd.

Problem 4: Kommunikationen med chefen er svær

Det kan være særligt frustrerende ikke at have en god dialog med chefen, fordi det ulige magtforhold kan gøre det svært at tage en ærlig samtale.

Mange oplever, at problemer med deres leder bunder i, at der er forskellige eller uklare forventninger til opgaveløsningen og kommunikationen. Den bedste måde at starte dialogen på vil derfor typisk være at spørge ind til forventninger til konkrete opgaver. Det kan du gøre ved at spørge ind til, hvilket resultat din chef ønsker. Når du kender det ønskede resultat, er det nemmere at have en dialog om, hvad du kan løse og bidrage med, og hvad der skal andre kompetencer ind over. I denne type dialog er det vigtig at være så konkret som muligt: Undlad at fokusere for meget på din oplevelse af situationen, men fokuser på gensidige forventninger og tilrettelæggelsen af klare handlingsplaner.

Problem 5: Manglende uddannelse og udvikling

Den bedste måde at tage dialogen om manglende udvikling er ofte at forklare, hvordan efteruddannelse eller jobudvikling vil skabe værdi for både dig selv og for virksomheden.

Tag en dialog med din chef med fokus på nogle af de arbejdsopgaver, du løser lige nu, og forklar hvordan du helt konkret vil kunne løse de opgaver bedre gennem ny sparring og information. Kom med konkrete forslag, og vis, hvordan de vil kunne kombineres tidsmæssigt med dine nuværende arbejdsopgaver, så det ikke vil virke forstyrrende for arbejdsfordelingen. Og når du får din uddannelse, så følg op, efter den er afsluttet med et overblik over dine nye kompetencer, og hvordan de vil kunne sættes i spil på din arbejdsplads. Hvis du kan identificere og forklare dit behov, vil mange ledere være mere modtagelige end hvis de bare ser et prisskilt.

Dialog er et magtfuldt værktøj. Men det er selvfølgelig ikke alle problemer, man kan løse med dialog, selv med den bedste forberedelse og de bedste intentioner. Nogle ledere eller kollegaer er nemlig bare ikke interesseret i udvikling eller konstruktiv dialog. Hvis du støder i situationer på dit arbejde, du ikke ved, hvordan du kan løse, kan du altid kontakte din arbejdsmiljørepræsentant eller Kommunikation og Sprog til en snak om, hvordan du bedst muligt får løst dit problem.