5 trin i det gode projektarbejde
Dit job består i høj grad af projekter og lige meget hvilket projekt du er i gang med og helt uafhængigt af format, indhold og metode, er der nogle ting der er vigtige at have på plads, før et projekt kan blive en succes. Her får du 5 trin du altid bør tage som del af et godt projektarbejde.
Der er meget projektarbejde på de fleste arbejdspladser, og hundrede forskellige måder at arbejde projektorienteret på. Projektarbejdet kan dreje sig om alt fra en innovationsproces, opbygningen af en ny afdeling, en rapport eller bare en mindre intern kortlægning. Men
Kommunikation og Sprogs karriereafdeling vil gerne hjælpe dig på vej, og her kommer de 5 trin:
1. Afklar projektets formål fra starten
Det kan lyde banalt, men alt for mange projekter begynder med uklare ambitioner. Vær klar over det ønskede produkt, og sørg for at alle interessenter (ledelse, kunder, projektdeltagere) er enige om målsætningen. Vær opmærksom på potentielle barrierer og risici, og sørg for at de er klart formidlet til alle interessenter på forhånd. Læg jer fast på succeskriterier, og sørg for at de er respekteret i en efterfølgende evaluering. Jo mere detaljeret et forudgående arbejde der kan laves, jo færre diskussioner vil der opstå under og efter projektet – og jo bedre er I til at holde den røde tråd undervejs.
2. Vær realistisk omkring projektmedarbejdernes ressourcer og kompetencer
Et projektarbejde kræver en vis mængde tid, ressourcer og kompetencer for at kunne lykkes, og det er vigtigt at det bliver afklaret på forhånd. Er der de nødvendige kompetencer i det eksisterende team? Hvis ikke, eller hvis der på et tidspunkt i processen opstår nye krav, vil de ønskede kompetencer så kunne skaffes? Er der tilstrækkelige praktiske/økonomiske ressourcer sat af til, at projektet kan lykkes? Hvis tidsplanen ikke holder, vil der så kunne opstå konflikter i projektplanlægningen? Bliver alle interessenter hørt og er alle afdelinger repræsenteret? Hvor ofte er der behov for at mødes, og er det realistisk for alle deltagere at mødes fysisk? Der er mange spørgsmål at stille, men jo flere man stiller, desto stærkere et grundlag har man for at planlægge processen.
3. Læg en tidsplan
Næsten intet er vigtigere end at lægge en tidsplan, som er ambitiøs uden at være optimistisk. Det handler derfor om fra starten at have nogle klare milepæle: Hvornår skal projektet være sat i gang, hvad er de vigtigste delmål undervejs, hvornår skal projektet være afsluttet/afleveret, og hvilke udfordringer kan der være for at nå de mål undervejs? Brug de milepæle som pejlemærker undervejs, særligt hvis omfanget af projektet ændrer sig, eller hvis deadlines bliver urealistiske for én eller flere projektdeltagere. For så er det langt nemmere at vurdere, præcis hvad der er realistisk at nå, og hvordan de enkelte elementer skal ændres for resten af processen. Ofte er det bedre at have et skalerbart projekt, hvor de vigtigste opgaver er sikret løst lige meget hvad.
4. Giv støtte og anerkendelse i processen, og anerkend forskellige interesser
En vigtig del af et projektsamarbejde er at sikre opbakning og ejerskab i løbet af projektet, ligegyldig hvilken praktisk rolle man selv har. Når et projekt nogle gange er op ad bakke, fordi tingene ikke fungerer – måske tidsplanen alligevel var for optimistisk, måske ressourcerne slap op eller måske produktet ikke var som ønsket – er det vigtigt alligevel at kunne anerkende enkelte deltagere for deres indsats. Særligt hvis projektet måske var mere vigtigt for nogle deltagere end for andre, eller nogen investerer markant flere ressourcer. Det er også vigtigt at kunne støtte projektdeltagere, hvis de ikke har mulighed for at nå enkelte deadlines eller hvis andre opgaver kommer i vejen, så de stadig føler gejst og ejerskab for det endelige produkt.
5. Husk at evaluere
Selv om det ofte kan virke tidskrævende og lidt overflødigt at evaluere på projekter, særligt hvis det ikke er sat som krav fra ledelsen, er det ofte en god idé at reflektere på et projekt så snart det er afleveret. Evaluer på baggrund af projektets succeskriterier, formål og tidsplan: Hvad virkede? Hvad virkede ikke? Hvad manglede der? Hvad skal der til for, at det næste projekt (også) bliver en succes? En god evaluering er ikke en kritik af det arbejde der er lagt i processen, men har til formål at bygge en vidensbank om hvilke tilgange der virker bedst i en organisation. Evaluer gerne på skrift, så det kan bruges som ressource for andre i organisationen også.