5 tips til at strukturere din arbejdsdag og øge produktiviteten  

Bliver du nemt distraheret? Vi kender alle sammen de dage, hvor vi får lavet langt mindre på vores arbejde end vi burde. Måske er vi distraherede eller stressede, trætte, eller bare gået i stå med en række svære eller uoverskuelige opgaver. Men der er metoder og værktøjer som kan hjælpe dig, hvis du kæmper med din produktivitet i løbet af en lang arbejdsuge. Kommunikation og Sprogs karriereafdeling giver dig her 5 tips til, hvordan du bedst får øget din produktivitet på arbejdspladsen i de pressede perioder.

1. Vær ærlig og gennemsigtig i forhold til dine muligheder og begrænsninger
Måske den vigtigste anbefaling er at sørge for at være kritisk i dine stressede perioder. Overvej, hvor meget tid du mener du behøver for at kunne levere et ordentligt produkt, og vær ærlig overfor ledere og kolleger, hvis du ikke har plads til ekstraopgaver. Og tilbyd eventuelt at hjælpe på et senere tidspunkt, eller hjælp ved at præsentere et alternativ, som du bedre kan passe ind i din arbejdsuge.
Et værktøj kan være at lave en overskuelig liste over dine nuværende opgaver, så du kan pege på din eksisterende tidsplan, hvis nye opgaver skulle dukke op. Så kan du diskutere med din chef eller dine kollegaer, hvordan din tid bør prioriteres med konkret udgangspunkt i dit eksisterende skema.

2. Lær at tage pauser og at strukturere dem du tager.
Hvis man arbejder med tunge eller komplekse opgaver, vil det ofte være naturligt, at man har brug for pauser. Ofte vil pauser eller overspringshandlinger født af frustration dog ikke hjælpe, særligt hvis man bruger tiden foran sin computer. Prøv at tage færre, men længere pauser, hvor du kommer ud af kontoret, snakker med en kollega, eller på andre måder retter din opmærksomhed mod andet end opgaven. Eller sørg for at dine pauser bliver taget på bestemte tidspunkter, og ikke bliver præget af overspringshandlinger.
Et værktøj kan være at lave helt strukturerede pauser: Du arbejder i 50 minutter, og tager så en 10 minutters pause til at vurdere dine opgaver, checke din email, eller bare bruge et øjeblik på at slappe af. Og hvis det er muligt, så sørg for at planlægge mindst én lidt længere pause i løbet af en arbejdsdag – det booster både produktiviteten og humøret.

3. Dan positive arbejdsrutiner og strukturer.
Mennesker er gode til at arbejde med faste mønstre, og effektive rutiner kan derfor være en stor hjælp for mange. Prøv for eksempel kun at tjekke din e-mail på bestemte tidspunkter, vælg et bestemt fast tidspunkt at starte på en ny opgave, eller læg bestemte opgaver i forlængelse af hinanden hver uge. Du kan også arbejde på at samle flere opgaver sammen, og så løse dem på én gang. For eksempel ved at sætte tid af specifikt til korrespondance eller koordinering.
Et værktøj kan være at lave en liste over dagens/ugens vigtigste opgaver, og så følge op på dem. Du kan både bruge dedikerede gratisløsninger som Asana eller Monday, men et simpelt Excelark kan også gøre det. En anden anbefaling er at integrere tominuttersreglen i din hverdag: Hvis en opgave vil tage dig under 2 minutter (som at sende en mail, oprette en sag i et system eller lave et hurtigt opkald) så gør den med det samme! Forskning viser, at det sparer tid i forhold til konstant at skulle planlægge omkring den eller huske sig selv på det. Så kan du fokusere din opmærksomhed på de store, vigtige opgaver.

4. Undgå så vidt muligt at multitaske.
Selv om du måske tror at du arbejder effektivt ved at skifte mellem en række opgaver, siger forskning og erfaring, at det for de fleste er den mindst effektive metode til at nå sine mål. Jo mere information du bliver bombarderet med, desto sværere er det at holde fast i det vigtige i den enkelte opgave – og jo oftere vil du miste både fokus og den røde tråd. Forsøg at løse opgaver én ad gangen, og helst prioriteret i forhold til din rutine og opgaveplanlægning.
Et meget konkret værktøj kan være at minimere forstyrrelser og påmindelser mens du arbejder: Læg din telefon væk, sluk dit mailprogram i en times tid, og luk din browser. Tillad dig selv at være fuldt fokuseret på din opgave, i stedet for at springe rundt eller overveje alle de ting du tænker på at lave i stedet. Så kan du springe fra færdig opgave til færdig opgave med god samvittighed.

5. Overvej hvorfor du udskyder bestemte opgaver.
Hvis du i længere perioder anerkender, at du bevidst udskyder en opgave, bør du overveje hvorfor. Mangler du noget faglig viden for at kunne løse den tilfredsstillende? Virker opgaven for uoverskuelig? Eller er det simpelthen en opgave, som i virkeligheden burde nedprioriteres? Reflekter, og overvej om du bør genprioritere eller søge viden og inspiration, før du griber fat på opgaven igen.
Et værktøj kan være at opsøge sparring – ofte går man i stå med opgaver, fordi man har brugt for meget tid på at overveje den fra de samme vinkler. Brug 5 minutter på at snakke med en ven eller kollega omkring dine overvejelser, og få be- eller afkræftet dine tanker og perspektiver. Det kan ofte få kickstartet en kreativ proces, som gør at du kan tage fat i opgaven igen fra nye perspektiver.

Foto: Andreas Klassen