Kender du det, at du har mere at tage dig til på arbejdet, end du kan nå? Selvom du forsøger at presse det hele ind, har du en konstant følelse af at være bagud. Hvordan endte du egentlig i den situation? Og hvordan undgår du at lande i den samme situation igen? Her kan det være en god ide at skabe overblik over dine arbejdsopgaver og prioritere dem. Alt kan nemlig ikke være en prioritet på samme tid.

Ifølge KS Faglighedsundersøgelse har KS’erne fået flere arbejdsopgaver over en årrække. I 2019 svarede I, at I i gennemsnit havde 6,77 forskellige arbejdsopgaver eller ansvarsområder. I 2023 er tallet 7,54. Blandt dem, der føler sig tidspressede er tallet 8,12.

Så det ligner, at der er en sammenhæng mellem oplevet arbejdspres og mængden af arbejdsopgaver.

Hvad kan gøre det svært at prioritere?

(For) mange opgaver kan skabe en følelse af stress, fordi man ved, at de ligger og venter. I nogle tilfælde kan det ligefrem skabe en følelse af handlingslammelse, fordi man bliver overvældet.

Samtidig ved vi, at når man har travlt, har man ikke overskud til nødvendigvis at skabe overblik – og det er netop her, det er mest nødvendigt. Kommunikatørers hverdag kan være præget af brændende platforme, og hasteopgaver, der kommer ind fra højre og venstre – fordi man som kommunikatør nogle gange kan være det sidste led i arbejdsgangen. Det kan derfor også være aktuelt at tænke på at have plads i kalenderen til de her pludselige hastere. Hvis der altså er plads – og det vurderes som vigtigt.

Undgå Outlook-fælden

For eksempel er der næsten ikke noget mere stressende end Outlook-påmindelser, der blinker hver 5. minut. Især ikke, hvis de hober sig op, og du konstant bliver konfronteret med sidste uges opgaver.

Prøv at øve dig i ikke at skrive andet i din Outlook end det, du har vurderet skal prioriteres højest. Og pas på med at bruge listen som en slags losseplads for alt det, du skal huske. Du kan også slå påmindelserne fra, så forstyrrer de dig ikke unødigt. Ligesom du med fordel kan slå mailnotifikationerne fra. Hver gang du bliver forstyrret, bruger du unødvendigt lang tid på at komme tilbage på sporet. Og mails er også en katalysator for overspringshandlinger.

Sådan kommer du i gang med at prioritere

Skab overblik først

For at komme godt fra start, kan du lave en masterliste med alle dine opgaver. Det i sig selv kan skabe ro i hovedet. Det kan være en ide at beskrive hver opgave og dens formål (så bliver du også obs på, om du er helt skarp på, hvad det egentlig handler om), deadline og det forventede tidsforbrug. Opgaverne bliver på denne måde sat i perspektiv, fordi de bliver sidestillet med hinanden. Når du har lavet listen, kan du ordne alle de opgaver, der tager under to minutter, med det samme. Så vil der allerede blive luget godt ud. Det kan også give en følelse af produktivitet, at du kan strege opgaver ud.

Stil afklarende spørgsmål

Er du i tvivl om succeskriterier eller formål, så søg afklaring hos opgavestilleren eller din leder og kolleger. Det er tæt på umuligt at gå i gang med en opgave, som ikke er ordentligt defineret, og så er det, at tiden skrider, og man yderligere kan få en følelse af ikke at lykkes.

Bliv skarp på, hvad der er vigtigt, og hvad der haster

Alt, hvad der er vigtigt, haster ikke nødvendigvis, og alt, hvad der haster, er ikke vigtigt. Lav derfor en matrix med de fire felter: vigtigt, ikke vigtigt, haster, haster ikke og sæt dem sammen som en firkant:

A: Vigtigt og haster

B: Vigtig, men haster ikke

C: Ikke vigtigt og haster

D: Ikke vigtigt og haster ikke.

For at komme i gang kan du spørge dig selv: hvis jeg kun havde to timer til at arbejde hver dag, hvad skulle jeg så lave? Så snyder du din hjerne til at prioritere.

Det er også relevant at overveje, hvad der gør en opgave vigtig. Er den vigtig for dig, fordi det er noget, du brænder for, eller er den vigtig fx i forhold til kerneopgaven i virksomheden. Her vil kerneopgaven nok altid vinde, men er du i tvivl, så drøft det med din leder. Hvis du synes, alle vigtige opgaver er nogle, der ikke er spændende, så kan det også være på tide at tale med din leder om udvikling. Hvis du inddeler dine opgaver i matrixen, vil du kunne udrydde de opgaver, der blot er tidsslugere.

Nu drejer det sig så om at gå i gang med de vigtigste og hastende opgaver først. Og ikke planlægge noget nyt, før du har lavet dem. Så det er de opgaver, der skal sættes ind i Outlook.

En idé kan være at have skemaet fysisk foran dig. Skriv dine opgaver ned på post its, og så kan du flytte rundt på dem, hvis noget ændrer sig, og samtidig have overblikket foran dig hele tiden.

Idéen med prioriteringen er, at der kommer færre hastere, og du får mere tid til at arbejde med opgaverne. Det er ikke altid virkeligheden for kommunikatører. Til gengæld kan det være, at det giver et billede af, at der rent faktisk er nogle opgaver, du bliver nødt til at sige nej til.

Uddelegering

Er tiden der ikke? Så undersøg om nogle af opgaverne rent faktisk ikke hører under dine ansvarsområder, eller om der er en anden, der kan varetage dem. Og ellers er det eneste vej jo at tale med din leder.