22. marts 2017

Er du åben for udvikling? 6 gode råd til at give og modtage feedback

Positiv og effektiv dialog er noget af det vigtigste for at få samarbejder til at fungere, og kernen i udviklende dialog handler om feedback. Men der er både gode og dårlige måder at snakke om samarbejdet, og mange måder hvor feedback kan fejlfortolkes som ukonstruktiv eller direkte antastende. Kommunikation og Sprog giver dig her 3 gode råd til at give feedback – og 3 gode råd til at forstå og evaluere den feedback, som du løbende vil få fra dine kolleger og ledere.

Når du giver feedback, bør du:

1. Overveje dit formål
Der er gode og dårlige grunde til at give et andet menneske feedback, og inden man tager et emne op med en kollega, bør man gøre det helt klart med sig selv hvad ens formål er. Er det en reel kritik du kommer med, eller tager det i virkeligheden udgangspunkt i din egen tvivl eller usikkerhed? Handler det om konkret adfærd, noget personen kan ændre, eller er det en kritik af vedkommende som person? Er det det rigtige tidspunkt at præsentere feedbacken, eller burde du vente til et andet tidspunkt?

2. Huske at inddrage det positive
Forskellen på om noget tolkes som konstruktiv feedback eller uhåndterbar kritik, kan ofte ligge alene i præsentationen – om du formår at fremlægge dine argumenter på en måde, så modtageren har interesse i at tage dem til sig. En populær metode er den såkaldte ’burgermodel’: Start enhver feedback med at fortælle modtageren noget specifikt de gør rigtigt, giv dem den relevante feedback, og afslut med endnu en generel positiv kommentar om deres håndtering af den aktuelle opgaver. Det framer hele situationen som en tilkendegivelse af noget positivt, hvor der dog er mulighed for forbedring. Husk altid at fokusere på den gode intention, for det er hvad der driver enhver god proces.

3. Fokusere på hvad der bør ændres
Enhver form for effektiv feedback bør have til formål at skabe en positiv ændring hos modtager, og man bør derfor altid være fokuseret på at forklare baggrunden for både ønsket og ændringen. En almindelig feedbackmetode tager udgangspunkt i Rosenbergs Kommunikationsmodel, og handler kort beskrevet om fire faser: Observation, følelse, behov og anmodning. Beskriv hvad det er du har observeret som har motiveret dig til at tage samtalen, hvordan du føler i relation til den observation, hvilket behov de følelser skaber, og slut med en anmodning om hvilke helt konkrete handlinger vil kunne gøre en forskel. Det skaber et simpelt og forståeligt framework for feedback.

Når du modtager feedback, bør du:

1. Være forberedt på at være åben og dynamisk, selv hvis du ikke er enig
Man diskuterer traditionelt to forskellige mindsets, når man snakker feedback og kritik: Det dynamiske/udviklingsorienterede mindset fokuserer på at lære af sine fejl, at være klar på at udfordre sig selv, og på aktivt at bruge alt feedback og ros til personlig og faglig udvikling. Det fastlåste/fikserede mindset fokuserer på sikre succeser, undgår eller ignorerer forhindringer, og bruger feedback og ros kun til at bekræfte sin egen indsats. Selv om det dynamiske er klart det mest brugbare, risikerer mange ubevidst at falde tilbage på det fastlåste – fordi det føles trygt, nemt og ansvarsfralæggende. Men for at være god til at modtage feedback, kræver det at man som udgangspunkt e åben over for andres kommentarer, ikke går på defensiven, og gemmer den kritiske refleksion til senere i processen.

2. Fortælle personen der giver dig feedback, hvad du har tænkt dig at ændre på baggrund af deres henvendelse
Ofte vil meget feedback, selv den velkomne og brugbare, risikere at blive tabt i din hverdag og dine arbejdsrutiner. Bed om tid til at overveje og reflektere over den feedback du modtager, men vend så tilbage med dine egne idéer og refleksioner over, hvordan I kan nå til en bedre fælles forståelse. Det signalerer, at du har taget feedbacken til dig, reflekteret over den, og sikrer samtidig at du handler på den og at den ikke bliver glemt i hverdagen.

3. Invitere til feedback løbende
Al begyndelse er svær, også det at modtage feedback – og hvis det kun er noget man modtager sjældent, vil man ofte være dårligere til at håndtere det ordentligt. Prøv at være på forkant med dine kolleger og leder, og spørg selv ind til hvordan de ser din indsats og om der er ting du kunne gøre anderledes eller mere effektivt. Så kan du både blive bedre til at modtage feedback konstruktivt, og samtidig tage problemerne i opløbet.