5. april 2017

Bliver du nervøs inden du skal præstere? 4 trin til at håndtere svære situationer på jobbet

Det er hårdt at stå for skud, hvad enten det drejer sig om en tung professionel samtale, en angstprovokerende præsentation eller en konfrontation. Men der er heldigvis en række greb, man kan gøre brug af for at bevare sit engagement og trivsel i udsatte situationer. De er gyldige næsten lige meget, hvilken type konfrontation det drejer sig om og Kommunikation og Sprogs karriereafdeling giver dig her 4 værktøjer til at være med til at styre svære situationer på arbejdspladsen.

1. Forbered dig følelsesmæssigt

Du kan gøre en stor forskel at forberede dig mentalt inden det møde, den samtale eller den situation, som optager dig følelsesmæssigt. Man bruger ofte unødigt meget energi på at spekulere og bekymre sig inden situationen, og på at tvivle på om man kan komme igennem med ro, professionalisme og selvtillid i orden. Forbered dig ved at undersøge dine forventninger til dig selv og til din modtager. Hvilke forventninger har du til dig selv i situationen? Hvilke forventninger tror du modtageren har? Hvad ser du frem til ved situationen? Hvad er du mest nervøs for? Hvordan tror du din modtager vil opleve den nervøsitet?

Der er flere fordele ved denne type forberedelse, men vigtigst er at du kan undgå, at følelsesmæssige forudindtagelser og tankefælder påvirker både dig og situationen unødigt. Ofte vil du erfare, at nervøsiteten ikke nødvendigvis er forbundet med noget konkret, men bare er et produkt af usikkerhed og tvivl forbundet med den svære situation.

2. Forbered dig fagligt

Grundlæggende er det vigtigt at anerkende, at det ikke er alt man kan styre og forberede, særligt når det drejer sig om følelser og usikkerhed. Men det man kan gøre er at forberede sig fagligt, med et neutralt og faktabaseret udgangspunkt. Forbered dine argumenter, din struktur, dine handlingsplaner, eller alt andet som du skal bruge, og forbered dig på det ønskede udbytte af situationen. Hvad tror du modtageren forventer rent fagligt, og leverer du det? Hvad er et realistisk produkt af jeres dialog? Hvad kan du gøre, hvis situationen skifter karakter undervejs? Måske du kan vende situationen med en kollega og få noget neutral sparring på, om der er noget andet du bør overveje eller forberede.

At forberede sig fagligt sikrer, at du kan være formålsorienteret, og gå ind til situationen med en klar forståelse af situationens formål og dynamik. Hvis du er klar og orienteret i det øjeblik, du træder ind i situationen, er du samtidig klar på at få løst uklarheder eller konflikter som opstår undervejs.

3. Styr situationen

Hvordan situationen udformer sig afhænger selvfølgelig fuldstændig af typen af dialog. Der er ingen specifikke regler eller præcise metoder for, hvordan man skal styre processen. Men det vigtige er, når du først står i situationen, at du er med til at styre den. Og det handler om at fokusere på de dynamikker i situationen som peger mod handling, løsning og relevans. Hvis det er et oplæg, kan du fokusere på at fremlægge den nødvendige information, fokusere på modtagerens behov, og tage imod feedback fra deltagerne. Hvis det drejer sig om en seriøs samtale, kan du fokusere på kernen af problemet. Tag udgangspunkt i din forberedelse, men vær fleksibel i forhold til det input du får fra modtageren.

Fællesfaktoren er, at du altid skal være med til at skabe processen, og ikke søge mod trygheden ved at være passiv og undgå selv at være deltager. Det handler om at være med til at skabe en ramme for situationen, være handlingsorienteret, og turde udfordre og styre processen i retning af dine definerede formål.

4. Evaluer situationen

Det er ikke altid en samtale, fremlæggelse eller konfrontation ender op med at være en positiv oplevelse. Det vil ikke altid lykkes at skabe tilfredshed, læring, eller generelt opnå de ønskede resultater, lige meget hvor godt man forbereder sig, afklarer forventninger og styrer processen. Nogle gange bør du bare prøve igen – identificere hvad der gik galt, praktisk eller følelsesmæssigt, og forberede dig bedre næste gang.

Andre gange vil det være et tegn på, at du er nødt til at gentænke den måde situationen foregik på. Det handler om at løfte hovedet og overveje, om det du intensivt forsøger at få til at virke, overhovedet kan virke under de accepterede præmisser, eller om der er andre ting der burde ændre sig. Hvad er deltagernes tanke om situationen, og kunne den ændres? Arbejder alle med de samme forventninger? Skal der ske skift i format eller roller, før det kan lykkes? Er du så utryg ved situationen eller opgaven, at der måske skal inddrages andre kræfter? Nogle gange er det værd at tænke ud af boksen i sin evaluering for ikke at gå helt i stå ved at prøve at arbejde med dårlige løsninger.