Selv om vi minutiøst har plottet arbejdsopgaver ind i vores kalender – måske endda i forskellige farver - får vi langt fra altid løst de opgaver, vi har sat os for. Og hvorfor er det sådan? Er det, fordi vi er for ambitiøse og tidsoptimistiske, er det fordi vi bruger for meget tid på at overspringshandle og på at lave ting, vi egentlig ikke skulle, eller skyldes det forstyrrelser? Højst sandsynligt er det en god cocktail af det hele.
Hvis det er et problem, der gentager sig, mener vi i KS selvfølgelig, at det skal håndteres af ledelsen, da det så handler om et for stort arbejdspres eller for stor opgavemængde. Men hvis du selv vil tage fat, er der også nogle ting, du kan gøre, så her kommer nogle råd til, hvordan du kan arbejde smartere.
Vær realistisk og prioritér
Vi er ofte for urealistiske i forhold til, hvor langt tid opgaver tager, og hvor meget vi egentlig kan nå på en arbejdsdag. Vi bruger også vores kalender som en slags huskeseddel for alle de små ting, vi er bange for at glemme. Men det er ikke en konstruktiv måde at strukturere arbejdsdagen på. Den er allerhøjst forstyrrende. Inden du går hjem hver eftermiddag, er det derfor en ide at prioritere de tre større ting, du skal arbejde på dagen efter. Og de skal så laves først på dagen. Herefter kan der være tre mindre ting, du også skal have ordnet. Læs mere om prioritering af opgaver her
Arbejd med fordybelsestid og undgå forstyrrelser
Der er meget forskel på arbejdspladskultur og den fysiske indretning af arbejdspladser. Det kan være enormt forstyrrende med kolleger, der lige kommer forbi og skal spørge om noget. Det kan tage lang tid at få fokus igen, efter du er blevet revet ud af koncentrationen. Hvis vi multitasker, laver vi flere fejl og trætter hjernen. Tingene tager længere tid. Flere virksomheder er begyndt at arbejde med fordybelsestid, hvor alle medarbejdere (i hvert fald vidensarbejdere) har mulighed for at fordybe sig samtidig – netop for ikke at forstyrre hinanden og for, at møder kan ligge inden for bestemte tidsintervaller. Fordybelsestiden er en god mulighed for at få lavet de opgaver, du har prioriteret.
Pomodoro-teknikken
Flere af de arbejdspladser, som har indført 4-dages arbejdsuge, arbejder med pomodoro-teknikken for at højne effektiviteten. Teknikken går i al sin enkelthed ud på at sætte et stopur til 25 minutter – og indtil uret ringer, må du kun arbejde med den opgave, du har sat dig for. Så holder du fem minutters pause, og så kører du 25 minutter til. Mister du koncentrationen undervejs, skal du skæve til uret – og fordi intervallerne er så korte, så vil du tænke ”jeg arbejder lige igennem de sidste minutter”. En pointe er også, at man rent faktisk holder pause i de fem minutter, man har. Kører man flere runder, skal man holde en længere pause efter fire runder. Teknikken er en hjernevenlig måde at arbejde på, fordi der også er fokus på pauser.
AI
Flere virksomheder at begyndt at kigge på, hvordan vi kan bruge AI til at gøre vores arbejde mere effektivt. For eksempel kan vi bruge AI til mere driftsprægede opgaver, som medarbejderne ikke har den store motivation for at løse, og på den måde få frigivet tid til at fordybelse i andre og mere komplekse opgaver.
Identificér overspringshandlinger
Alle overspringshandler, og mange tror, det er på grund af dovenskab. Men bag de fleste overspringshandlinger ligger faktisk et element af frygt. Vi overspringshandler, fordi vi ikke er i stand til at håndtere de negative følelser, som en opgave kan udløse.
Hvis du forveksler dine overspringshandlinger med pauser, tager du fejl. Pauser skulle gerne give dig energi, mens overspringshandlinger gør det modsatte. Der er forskellige årsager til, at vi overspringshandler. Det kan være, du er i tvivl, om du er kompetent nok til at løse opgaven, at der er uklarhed om opgavens omgang, indhold, formål eller succeskriterier, eller at du har alt for høje forventninger til dig selv og dine præstationer.
Det kan det være stort set umuligt at komme i gang med en opgave, hvis hvert ord skal være perfekt, eller hvis du ikke får afklaret rammerne. Så den bedste måde at få bugt med overspringshandlingerne er at identificere, hvad for en følelse/årsag der ligger til grund for dem og finde ud af, hvad du mangler for at komme videre. Derfor kan du sætte rammer op for dig selv, som gør det nemmere at få udført opgaverne. Du kan læse mere om overspringshandlinger her
Gør det nemt at løse dine opgaver
Læg de svære opgaver på tidspunkter, hvor der er mest energi. Hvis det er om morgenen, så start med opgaven dér og gå ikke videre på din to do liste, før du har løst den.
Start med en fase, hvor du giver dig selv lov til at være forvirret: Søg afklaring på uklarheder (samarbejde/succeskriterier).
Den første del af opgaven skal kunne løses på to minutter. Det skal være nemt, og så er du allerede i gang.
Bryd opgaverne op i mindre dele.
Flyt de ting, der distraherer. Læg for eksempel din telefon væk og luk din mail.
Sørg for at hente kaffe og vand, inden du går i gang.
Hold en hjernepause
Vi bliver mere kreative, bedre til at analysere, er gladere og fordyber os bedre, når vi har holdt en pause
Gå en tur i 15 min udenfor hver formiddag – så bliver du mindre stresset og træt om eftermiddagen
Tag ikke telefonen med på toilettet, men brug besøget som en pause
Hold fri, når du har fri
Undersøgelser viser, at vi er mere engagerede mandag morgen, hvis vi har holdt fri i weekenden. Yderligere ved vi, at man får ringere nattesøvn, hvis man tjekker mail om aftenen, og at nattesøvn, bevægelse og at engagere sig i noget andet end arbejde, er de tre vigtigste ting i forhold til mental sundhed.