Herunder har vi samlet en række guides, som gerne skulle gøre det nemt for dig at oprette og håndtere arrangementer i eventportalen. Du finder svar på og guides til de mest almindelige spørgsmål og arbejdsopgaver. Du er selvfølgelig altid velkommen til at ringe til os på tlf. 3391 9800
OBS: Udsendelse af invitationer
Hvis du har publiceret et arrangementet inden kl 14.00, kan du sende invitationen ud samme dag (eller senere). Den vil så blive sendt ud mellem kl 17:00 og 21:00
Hvis du har publiceret arrangementet efter klokken 14:00, skal du tidligst sende invitationen ud dagen efter. Den vil så blive sendt ud mellem kl. 17:00 og 21:00.
Du kan planlægge udsendelsen samme sted, som du opretter eller redigere i arrangementet.
Hvorfor skal du det?
I øjeblikket er systemet ret misvisende i forhold til udsendelse af invitationer. Vi arbejder på en snarlig, permanent løsning.
Sådan som systemet er i dag
Arrangementerne bliver hentet ind på hjemmesiden 3 gange i døgnet; kl 8.00, 14.00 og 21.00
Invitationsmails til arrangementerne bliver imidlertid sendt ud mellem kl 17.00 og 21.00.(uanset om du har angivet et andet tidspunkt til udsendelse på arrangementsoprettelsessiden eller ej)
Hvis du har lagt et arrangement i evenportalen kl. 18.00 og sat systemet til at sende invitationer ud samme dag, så bliver invitationen sendt ud med det samme, men arrangementet bliver først hentet ind på hjemmesiden kl 21.00. Det er selvfølgelig et problem, fordi vi linker til et arrangement, som først bliver synligt kl 21.00.
Vi arbejder på en permanent og brugbar løsning. Så denne forholdsregel er kun midlertidig
Log ind på portalen og klik på ”Opret arrangement” i topmenuen
Når du har klikket på "Opret arrangement", kommer du ind på oprettelsessiden, hvor du udfylder felterne.
Teasertekst
Vær opmærksom på at tekst i feltet ”Teaser tekst til email-invitation” ikke vises på hjemmesiden, men kun i arrangementsinvitationen, hvis du vælger at sende en ud.
Antal deltagere
Vi anbefaler som udgangspunkt, at du laver en overbooking på 10 % på grund af frafald på dagen.
Arrangementsbeskrivelse
Der er ikke begrænsning på antal ord, men vores erfaringer er, at jo kortere en tekst, desto bedre.
Vær opmærksom på at arrangementsbeskrivelsen skal give deltageren information om arrangementets fokus og indhold gerne i et letlæseligt sprog. Få oplægsholderen til at beskrive kursets hovedformål og også gerne, hvad deltagerne kan få ud af kurset.
Eksempel:
Efter kurset er du i stand til at sætte kommaer.
Efter kurset har du en professionel LinkedIn profil, der vækker din kommende arbejdsgivers interesse.
Efter kurset kan du navigere i Photoshop, skalere og indsætte tekst på billeder.
En kort præsentation af oplægsholderen, navn, titel og ekspertområder er også en god idé i arrangementsbeskrivelsen. Hvis du har brug for sparring til din kursusbeskrivelse, er du velkommen til at sende et oplæg på beskrivelsen til pha@kommunikationogsprog.dk.
Start og sluttidspunkt
Du vælger dato ved at klikke på det lille kalenderikon og tidspunkt ved at klikke på det lille ur under kalenderen, der kommer frem.
Oplæg
Du har mulighed for at knytte en oplægsholder til dit arrangement. Dette betyder ikke at oplægsholderen og den beskrivelse, du indtaster, kommer med i arrangementsbeskrivelsen. Men så vil oplægsholderen figurere under ”Oplægsholdere” til inspiration for andre. På den måde kan vi få opbygget en idébank.
Billede på arrangement
Som udgangspunkt bruger vi ikke billeder på arrangementerne.
Men det kan jo af og til være nødvendigt. Så har du et billede, så send det til webmaster@kommunikationogsprog.dk - så lægger vi det på for dig.
Rediger arrangement
Når du har oprettet arrangementet, kan du redigere det ved at klikke på ”Håndter arrangementer” i topmenuen og klikke på den lille pil til højre for arrangementets navn og vælge ”Rediger” i dropdown-menuen.
Du har adgang til at redigere i alle de arrangementer, som er oprettet i eventportalen. Det vil sige; alle de sider, som er oprettet af personer uden for sekretariatet. De arrangementer, som er oprettet af sekretariatet, kan ses i oversigten, men kan ikke redigeres.
Når du har oprettet dit arrangement, går der noget tid, før det vil være synligt på hjemmesiden. Dette skyldes at hjemmesiden opdaterer med data fra CRM dagligt kl. 8, 14 og 21.
I KS skelner vi mellem tre typer af onlinearrangementer.
Brug de forskellige typer som inspiration til at gøre det klart i arrangementsteksten, om det forventes, at medlemmerne deltager aktivt, eller om de kan lytte med hvor som helst.
Online Workshop
Aktiv dialog, som er rammesat af en ordstyrer/ facilitator
Alle deltagere har kamera og mikrofon tændt.
Ingen eller få slides
Menings- og erfaringsudveksling
Webinar
Kort onlinepræsentation (fx 1-2 timer)
Hovedsagelig énvejs-kommunikation
Chat
Webkursus
Længerevarende onlineundervisning (3-6 timer)
Kombination af præsentation og deltagerinvolvering
Brug af chat, polls, deltagervideo/-mikrofon
Digitale samarbejdsmetoder
HUSK: Indsæt informationstekst om håndtering af oplysninger
Hvis du opretter et online arrangement, hvor det er en ekstern oplægsholder, der står for at sende links og evt. materiale til deltagerne, skal du huske at indsætte nedenstående tekst i arrangementsbeskrivelsen:
[Der kan blive tale om, at vi udveksler din mailadresse med en ekstern oplægsholder med henblik på, at der kan sendes link til arrangementet samt eventuelt materiale. Dermed udveksler vi også oplysning om dit fagforeningsmedlemskab.
Ved din tilmelding giver du tilladelse til, at vi kan udveksle disse oplysninger. Oplysningerne udveksles udelukkende med den eksterne oplægsholder og slettes af denne efter kurset er afholdt. Du kan til enhver tid trække dit tilsagn tilbage i form af at framelde dig arrangementet.]
Mail
Som udgangspunkt sender systemet en reminder-mail 7 dage før og igen 48 timer før arrangementet til alle tilmeldte. Du kan fravælge dette ved at vælge ”Nej” til ”Reminder på mail”.
Der sendes også en reminder-mail til venteliste
SMS
Som udgangspunkt sender systemet en reminder-SMS 7 dage før og igen 48 timer før arrangementet til alle tilmeldte. Du kan fravælge dette ved at vælge ”Nej” til ”Reminder på SMS”.
SMS'en bliver til det mobiltelefonnummer, vi har noteret på brugeren i vores brugerdatabase.
Du har mulighed for at tilføje et kommentarfelt på tilmeldingsformularen. Det kan f.eks. bruges til allergier ved forplejning. I forbindelse med oprettelsen af et arrangement vælger du ”Ja” ved spørgsmålet om ”Kommentar”. Der vil nu være et kommentarfelt på selve tilmeldingssiden. Når henter deltagerlisten, vil der nu være en kolonne med deltagernes input fra kommentarfeltet.
Klik på ”Håndter arrangementer” i topmenuen.
Klik på den lille pil til højre for arrangement.
Klik på ”Vis deltager- og venteliste” i dropdown-menuen.
Klik på ”Hent deltagerliste” eller ”Hent venteliste” hvis du vil downloade excel-filer med deltagere og/eller folk på ventelisten.
Send en mail til webmaster@kommunikationogsprog.dk med navn og Email på vedkommende.
I forbindelse med arrangementsoprettelse:
Ved arrangement kun for medlemmer
Under "Kræver betaling": Vælg "Ja"
Indtast pris i feltet "Pris for medlemmer"
Ved arrangement åbent for ikke-medlemmer
Under "Kræver betaling": Vælg "Ja"
Indtast prisen for medlemmer i feltet "Pris for medlemmer"
Indtast prisen for ikke-medlemmer i feltet "Pris for ikke-medlemmer"
Klik på ”Håndter arrangementer” i topmenuen
Klik på den lille pil til højre for arrangement.
Klik på ”Beskeder til deltager- og venteliste” i dropdown-menuen.
Klik på ”Send ny besked”
Skriv beskeden
Vælg om den skal sendes om mail, SMS eller begge.
Vælg om den skal sendes til deltagerliste
Vælg om den skal sendes til venteliste
Tilføj vedhæftninger, hvis du har nogle.
Klik Send
Hvis du ønsker at sende en arrangementsinvitation ud, har du mulighed for at sende ud til alle i din region, der har sagt ja tak til at modtage arrangementsinvitationer. Laver du et online arrangement, vil din arrangementsinvitation gå ud til alle, der har takket ja til invitationer til online arrangementer på tværs af regioner. (OBS: denne funktion gælder ikke KairoS, da invitationen sendes ud til alle medlemmer i den pågældende region).
Hvis du skal sende ud i forbindelse med oprettelsen af arrangementet:
Udfyld ”Teasertekst til e-mail-invitation” med en kort beskrivelse af arrangementet.
Sæt flueben i ”Send invitation” på side 2 af oprettelsesformularen.
Klik på kalenderikonet og vælg dato og tidspunkt for hvornår invitationen skal sendes ud.
Invitationen er autogenereret med tekst fra trin 1. Så du behøve ikke foretage dig yderligere.
Hvis du skal sende ud efter du har oprettet arrangement:
Klik på ”Håndter arrangementer” i topmenuen
Klik på den lille pil til højre for arrangement.
Klik på ”Rediger” i dropdown-menuen.
Udfyld ”Teasertekst til e-mail-invitation” med en kort beskrivelse af arrangementet.
Sæt flueben i ”Send invitation”.
Klik på kalenderikonet og vælg dato og tidspunkt for hvornår invitationen skal sendes ud.
Det er tovholderen for arrangementet, der bestemmer, om arrangementet skal aflyses eller ej. Som hovedregel plejer vi at aflyse arrangementer, hvis der ikke minimum er 8 tilmeldte, men tallet kan variere alt efter omstændighederne. Forsøg altid at aftale med oplægsholdere, at arrangementet kan aflyses frem til en uge før afholdelse uden betaling.
Hvis arrangementet bliver aflyst, skal du:
Sende en besked til alle på deltagerlisten om, at arrangementet er aflyst
Skrive at arrangementet er aflyst i arrangementsbeskrivelsen. Det må ikke stå i overskriften.
Luk for tilmelding – Dette gøres ved at ændre tilmeldingsfristen til dags dato kl. 08:00.
Vælge ”Nej” til standardevaluering.
Vælge ”Nej” til Reminder på SMS og mail
Skriv til webmaster@kommunikationogsprog.dk, hvis du har brug for hjælp.
Det er tovholderen for arrangementet, der bestemmer, om arrangementet skal flyttes eller ej.
Hvis arrangementet skal flyttes, skal du:
Sende besked til deltagere om at arrangementet er flyttet, og at de skal melde sig til igen, hvis de stadig vil med.
Skrive til webmaster@kommunikationogsprog.dk at du skal have fjernet alle deltagere fra arrangementet.
Flytte dato og tilmeldingsfrist.
Skriv til webmaster@kommunikationogsprog.dk, hvis du har brug for hjælp.
Klik på ”Oplægsholdere” i topmenuen
Klik på ”Opret ny oplægsholder”
Udfyld formularen (Bemærk at feltet ”Titel” er titlen på oplægsholderen ikke selve oplægget)
Du kan også oprette en oplægsholder som en del af arrangementsoprettelsen. Her klikker du bare på knappen ”Opret oplægsholder” i bunden af arrangementsoprettelsessiden.
Klik på knappen ”Knyt oplægsholder og pris til arrangement” til sidst på arrangementsoprettelsessiden
Klik på lup-ikonet og fremsøg den ønskede oplægsholder
Indtast pris på oplæg og klik send
Klik på ”Håndter arrangementer” i topmenuen
Klik på den lille pil til højre for det arrangement, du skal have gjort til kladde.
Klik på ”Gør til kladde” i dropdown-menuen.
Klik på ”Håndter arrangementer” i topmenuen
Klik på den lille pil til højre for det arrangement, du skal have fjernet.
Klik på ”Fjern fra hjemmeside og portal” i dropdown-menuen.
Hvis du har fjernet arrangementet fra portalen ved en fejl, så fortvivl ej. Det bliver ikke slettet i CRM, så skriv til webmaster@kommunikationogsprog.dk eller ring på 3391 9800, så lægger vi det online for dig igen. Du kan lægge det som kladde.
Undet "Håndter arrangementer" i topmenuen kan du søge på arrangementer. Hvis du vil søge på en bestemt kategori, så skriv *karriere, så vises kun de arrangementer, som har kategorien karriere tilknyttet.
Når du har oprettet dit arrangement, går der noget tid, før det vil være synligt på hjemmesiden. Dette skyldes at hjemmesiden opdaterer med data fra CRM dagligt kl. 8, 14 og 21.
Hvis du eksempelvis opretter det arrangement kl. 12, vil de være synligt næste gang hjemmesiden henter data fra CRM kl. 14.
Har du brug for at oprette et arrangement, hvor ikke-medlemmer også kan tilmelde sig, så skriv en mail til webmaster@kommunikationogsprog.dk så åbner vi dit arrangement op for ikke-medlemmer.