Administration af arrangementer

Opret arrangement

Log ind på siden og gå herefter ind i en gruppe, du er administrator af. 

Du får adgang til grupperne via "Min side" eller via gruppeikonet i topmenuen på arrangementskalenderen. 

Når du har klikket dig ind i en gruppe, du er medlem af, vil der i menubaren på gruppesiden ved siden af søgefeltet være et +.

Klik på det og herefter på "Opret Arrangement".

Når du har klikket på "Opret arrangement", kommer du ind på oprettelsessiden, hvor du udfylder felterne. 

Oplys:

  • Hvor mange deltagere er der plads til? (Vi anbefaler som udgangspunkt, at du laver en overbookning  på 10 %  på grund af frafald på dagen)
  • Hvor afholdes arrangementet – adresse?

 

Vær opmærksom på at arrangementsbeskrivelsen skal give deltageren information om arrangementets fokus og indhold gerne i et letlæseligt sprog. Få oplægsholderen til at beskrive kursets hovedformål og også gerne, hvad deltagerne kan få ud af kurset.
 

Eksempel:

  1. Efter kurset er du i stand til at sætte kommaer.
  2. Efter kurset har du en professionel LinkedIn profil, der vækker din kommende arbejdsgivers interesse.
  3. Efter kurset kan du navigere i Photoshop, skalere og indsætte tekst på billeder.

En kort præsentation af oplægsholderen, navn, titel og ekspertområder er også en god idé i arrangementsbeskrivelsen. Hvis du har brug for sparring til din kursusbeskrivelse, er du velkommen til at sende et oplæg på beskrivelsen til pha@kommunikationogsprog.dk


Tilføj arrangementet i kalender
Når du opretter et nyt arrangement, bliver den gruppe, som arrangementet er oprettet i, automatisk tilføjet feltet "Arrangementet vises i kalender her". Det betyder, at arrangementet vil blive vist i gruppens kalender. Hvis du vil have, at arrangementet skal vises i flere af de grupper, du er administrator for, kan du tilføje dem her.

 


 "Arrangementskalender" er altid tilføjet, når du opretter et nyt arrangement i en åben gruppe. Når "Arrangementskalender" er tilføjet i feltet, bliver arrangementet vist på hjemmesidens hovedkalender. Hvis du ikke ønsker, at arrangementet skal vises på hovedkalenderen - men eksempelvis kun være synligt for styregruppen, kan du bare fjerne "Arrangementskalender" fra feltet. 

Vi kan i særlige tilfælde give administratorer en rolle, der gør det muligt at sende invitationer ud til grupper, de ikke er medlem af. Kontakt webmaster@kommunikationogsprog.dk, hvis du er interesseret i denne rolle.

 

    Når du har oprettet arrangementet, kan du få adgang til at redigere det på to måder:

    1. Når du står på selve arrangementet, kan du klikke på tandhjulet i øverste højre hjørne:



    2. På gruppesiden, hvor kommende arrangementer er listet, kan du klikke "redigér" ud for hvert arrangement:

     

    Funktioner og muligheder du skal undgå at bruge

    Arrangementssystemet er født med en række funktioner, som ikke fungerer efter hensigten. Desværre er funktionerne enten helt umulige eller meget dyre at fjerne. I stedet for at fjerne dem beder vi jer derfor at om at lade være med at bruge følgende funktioner:

    Related to og Addressed to
    Vi bruger relaterede emner til at kategorisere og sætte system i alle vores arrangementer. Men de to muligheder skal kun udfyldes af ansatte i KS.

    Link til Efteruddannelseskalender og Karrieresamtale-tjekboksen.

    De to muligheder skal kun udfyldes af ansatte i KS.



    Tilbyder et menulink
    Der skal ikke være flueben i denne rubrik, da funktionen ikke virker efter hensigten.
       Gem som udkast
    Kladdefunktionen virker ikke efter hensigten, da kun administratoren i sekretariatet kan se de arrangementer, der bliver gemt som kladde. Klik derfor på udgiv med det samme. Skriv til webmaster@kommunikationogsprog.dk, hvis du har gemt et arrangement som kladde. Vi kan åbne det op med det samme.

    Remindermail og reminder-SMS

    Systemet sender en reminder-mail og en reminder-SMS ud til alle tilmeldte til et arrangement eller kursus.

    Mail
    Mailen med titlen "Husk, du er tilmeldt" bliver automatisk sendt ud 7 dage før arrangementets eller kursets start. 
    Hvis du ikke ønsker at sende en reminder-mail ud, kan du sætte et flueben i "Sæt kryds her, hvis du ikke ønsker at sende en reminder ud".

    Vi bruger denne standard-skabelon til mailen.

    Hvis du ønsker at lave ændringer i mailskabelonen, kan du finde den under fanebladet "Reminder" øverst på siden, hvor du opretter dit arrangement.

    SMS
    SMS'en bliver sendt ud 48 timer før arrangementets eller kursets start. SMS'en bliver sendt til det mobiltelefonnummer, vi har noteret på brugeren i vores brugerdatabase. Du kan som administrator i en gruppe ikke ændre på udsendelsestidspunktet eller ordlyden i SMS'en.

    Der bliver også sendt en reminder-mail til alle på ventelisten

    Mail

    Mailen med titlen "Husk, du er på venteliste til ...(titel) " bliver automatisk sendt ud 7 dage før, arrangementet eller kurset starter. 
    Hvis du ikke ønsker at sende en reminder-mail ud, kan du sætte et flueben i "Sæt kryds her, hvis du ikke ønsker at sende en reminder ud".

    Vi bruger denne standard-skabelon til mailen.



     

    Ændringer i tilmeldingsformularen

    Når du udgiver et arrangement, vil der automatisk komme en tilmeldingsformular på med medlemmets e-mail og navn.

    Hvis du ønsker at tilføje et kommentar-felt, kan du gøre det sådan her:
    Gå ind på arrangementet, klik på tandhjulet i højre hjørne og vælg webformular.



    Så kommer du ind på denne side, hvor du skal vælge komponenten Tekstområde i dropdownmenuen og udfylde teksten til komponenten i feltet til venstre.

    Den tekst, du udfylder her, vil komme til at stå til venstre for kommentarfeltet i webformularen.

    Hvis du sætter flueben i feltet Obligatorisk, skal brugeren udfylde feltet, før han eller hun kan tilmelde sig arrangementet. Klik Gem, når du er klar.
     

    Herefter vil du komme ind på denne side - hvor du bare skal scrolle helt ned i bunden af siden og klikke Gem.
     

    Deltagerlister, ventelister og tilmelding af medlemmer

    Find deltagerlisten

    For at få adgang til deltagerlisten på et arrangement skal du gå ind på selve arrangementet. Klik så på tandhjulet i øverste højre hjørne og derefter på "Resultater" i dropdown-menuen.

    Så kommer du ind på deltagerlisten.

    Klik på linket "Venteliste" for at se og administrere den.
    Hvis der bliver tilmeldt flere til arrangementet, end der angivet pladser til, vil de automatisk komme på venteliste. Når der bliver en ledig plads på arrangementet, vil den første på ventelisten automatisk blive flyttet til deltagerlisten.

    Der bliver sendt en besked ud til de personer. der er blevet flyttet til deltagerlisten. Dog bliver der ikke sendt en besked ud, hvis antallet er pladser til arrangementet er øget, efter arrangementet er oprettet - og der derfor er blevet flyttet folk fra venteliste til deltagerliste. Giv endelig lyd, hvis du erne vil have uddybet dette punkt.

    For at downloade deltagerlisten skal du trykke på "Hent" i listen af punkter. Så vil du få mulighed for at downloade deltagerlisten i en række filformater.

    Tilføj et medlem til deltagerlisten

    Hvis du ønsker at tilføje et medlem til deltagerlisten, kan du klikke på tandhjulet i højre side og herefter på "Tilføj medlem".

    Inde på "Tilføj deltager" vil du blive mødt af et værktøj, der gør det muligt for dig at søge på alle medlemmer af KS og tilføje dem til arrangementet manuelt.

     

    Søg dig frem til den/dem, du ønsker at tilføje. Klik i tjekboksen ud for deres navn og tryk på knappen "Kør". Medlemmet vil derefter blive føjet til arrangementet.

    Du kan også se de tilmeldte til et arrangement i højre side af arrangementet. Klik på "Se alle" under de viste tilmeldinger for at få vist hele deltagerlisten.

    Betalingsarrangement

    Hvis du gerne vil tage betaling for dit arrangement, kan du gøre det ved at indsætte beløbet i felterne her:


    Hvis arrangementet er gratis, er det vigtigt, at du slet ikke skriver noget i felterne. Skriv for eksempel ikke 0,00.

    Når en bruger har tilmeldt sig et betalingsarrangement, vil hun blive sendt over til en betalingsside. Hvis hun gennemfører betalingen, vil hun modtage en kvittering fra os med information om det arrangement, hun har tilmeldt sig og en kvittering på, hvad og hvornår hun har betalt.
     
    Hvis en bruger har klikket tilmeld på arrangementet, men ikke gennemført betalingen på Quick Pay, vil hun blive slettet fra deltagerlisten efter en time, og hun vil ikke modtage en kvittering for tilmelding.

    Der er ikke mulighed for at have venteliste til betalingsarrangementer.

    Send besked til ventelisten eller deltagerlisten

    Gå ind på arrangementet, klik på tandhjulet og derefter på Resultater:




    Herefter kommer du ind på deltagerlisten, hvor du skal klikke på "Send besked" i menulinjen. Så kommer du ind på en side, hvor du kan skrive en besked og vælge, hvem du vil sende den til.



    Det kan eventuelt være en god idé at stoppe udsendelsen af den automatiske reminder-mail, hvis du sender en besked ud inden et arrangement.

    Det gør du ved at sætte flueben ved "Sæt kryds her, hvis du ikke ønsker at sende en reminder-mail ud" under Reminder-feltet på arrangementet. Se mere under "Send en reminder".

     

    Markedsføring af arrangementet i nyhedsbrevet

    Arrangementet eller kurset kommer med i Kommunikation og Sprogs nyhedsbrev, når der er 3-5 uger til afholdelse af arrangementet. Alle arrangementer kommer med i nyhedsbrevet - også dem med venteliste.

    Hvis der er venteliste bliver det markeret med - VENTELISTE – efter titlen.

    I nyhedsbrevet er der et toparrangement, og de resterende arrangementer vises som links under toparrangementet.

    Enkelte gange især omkring jul og sommerferie, kan det ske, at vi tager arrangementer med længere frem eller tilbage i tiden, fordi der ikke er mange arrangementer at annoncere. Lukkede arrangementer samt ’Morgenmøder med komma’ tages ikke med i nyhedsbrevet.

    Arrangementer, der er i kalenderen cirka 1,5 måned før afholdelse, kommer automatisk med i KOM-magasinet.

     

    Hvilke arrangmeneter bliver valgt som "toparrangement"?

    Der er flere argumenter for, hvorfor vi vælger et arrangement som top-arrangement. Som regel forsøger vi at vælge et arrangement, som brander KS bedst muligt.

    Alle medlemmer er tilknyttet nyhedsbrevene til den region, de bor i (Syddanmark, Midtjylland, Nordjylland, Fyn og Sjælland).

    Hvis du vælger at sætte tilmeldingsfristen til arrangementet så tæt på afholdelsesdato som muligt, er der flere der har mulighed for at nå at tilmelde sig. Du skal dog overveje, at jo tættere tilmeldingsfristen er på afholdelsesdatoen, jo sværere bliver det at aflyse oplægsholderen uden at betale fuld takst.

    Arrangementer, der er i kalenderen cirka 1,5 måned før afholdelse, kommer automatisk med i kommagasinet.

    Arrangementsinvitation

    Hvis du vurderer, at der er behov for, at kurset eller arrangementet skal markedsføres ekstra, kan du vælge også at sende en invitation ud på e-mail.

    Vi vil dog gerne begrænse e-mail-invitationerne, fordi vi i forvejen sender mange mails til vores medlemmer. 

    Derfor vil vi bede dig om kun at sende ud, hvis der er problemer med at få arrangementet fyldt op.

    Sådan gør du
    Hvis du gerne vil ​sende en invitation ud på e-mail, skal du scrolle helt ned i bunden af siden.

    I rubrikken: "Invitation sendt til følgende grupper" skriver du den eller de grupper på, du gerne vil sende en invitation til. Vær opmærksom på, at du kun kan sende invitation ud til den eller de grupper, du selv er administrator for.

    Aflysning

    Det er tovholderen for arrangementet, der bestemmer, om arrangementet skal aflyses eller ej. Som hovedregel plejer vi at aflyse arrangementer, hvis der ikke minimum er 8 tilmeldte, men tallet kan variere alt efter omstændighederne. Forsøg altid at aftale med oplægsholdere, at arrangementet kan aflyses frem til en uge før afholdelse uden betaling.

    Hvis arrangementet bliver aflyst, skal du:

    - fjerne tilmeldingsformularen

    - sende en besked til alle på deltagerlisten om, at arrangementet er aflyst

    - skrive at arrangementet er aflyst i arrangementsbeskrivelsen. Det må ikke stå i overskriften.

    Skriv til webmaster@kommunikationogsprog.dk, hvis du har brug for hjælp.